RÈGLEMENT de la mars'up 2018

Trail des Tranchées® Juniors

Attention, certains éléments et tarifs sont susceptibles d'évoluer ou d'être modifiés dans les semaines à venir.

Ce règlement s'impose à tous les participants inscrits aux 3 épreuves de la Mars’up.

article 1. prÉsentation

1.1 Généralités

 

L’Office de Tourisme du Grand Verdun organise le dimanche 25 mars 2018 la 5ème édition du Trail des Tranchées® et la 2ème édition des courses jeunes intitulées « Mars’up ». Cette épreuve est ouverte aux jeunes de 7 à 15 ans sur les distances suivantes :

 

Nom de la course et distance

Catégories d’âges

Mars’up long : 3.7 km

Minimes (14-15 ans)

Mars’up court : 2.7 km

Benjamins (12-13 ans)

Mars’up piot : 1 km

Eveil Athlé (7-9 ans) et Poussins (10-11 ans)

 

Le nombre de participants est limité à 200 sur toutes les courses jeunes confondues en 2018.

 

1.2 Lieu de la manifestation 

Le rendez-vous de l’épreuve se situe sur la base de loisirs du Pré l’Evêque à la salle VANNIER, à Verdun. L’adresse exacte est la suivante :

Salle Vannier

2 Bd de la Citadelle

Départementale 330

55100 VERDUN

 

C’est à cette adresse que l’enfant accompagné d’un adulte pourra venir retirer son dossard, participer à la remise des prix, et venir vous restaurer. Ce lieu est aussi le point d’arrivée de toutes les courses de la Mars’up 2018. En revanche, le départ des courses «jeunes » se situeront à différents endroits de la ville de Verdun, non loin de ce lieu (cf. article 4.1).

Le parent, responsable légal ou adulte désigné par les parents (accompagnateur) devront accompagner l’enfant au point de départ et ainsi le récupérer à l’arrivée (cf. article 4.2)

 

1.3 Concours de déguisements 

Les enfants sont libres de se déguiser, des récompenses aux meilleurs déguisements seront décernés, cf. article 7.2.

Si l’enfant souhaite participer à ce concours il devra se faire photographier à la ligne d’arrivée avec son dossard visible pour que le jury puisse délibérer.

L’Office de Tourisme Grand Verdun n’accepte que des déguisements « légers » ne pouvant pas porter de préjudices au concurrent lui-même ainsi qu’aux autres concurrents (ne pas porter de queue traînant au sol…). L’appréciation de la conformité des déguisements sera laissée aux organisateurs.

 

article 2. inscriptions

2.1 Comment s'inscrire

Les inscriptions se font uniquement en ligne par le responsable légal du jeune à partir du site Internet www.traildestranchees.com ou www.protiming.com

Les paiements se font UNIQUEMENT PAR CARTE BANCAIRE à partir d'une plate-forme bancaire sécurisée par le biais du site www.protiming.com

NB : toute inscription est ferme et définitive dès l’inscription de l’enfant et le paiement de son dossard via la plateforme Protiming. Chaque inscription est unique, de ce fait le dossard est nominatif ainsi que sa puce.

 

 

Tarifs d’inscription

Mars’up long : 3.7 km

5€ + 1€ frais bancaires Protiming

Mars’up court : 2.7 km

5€ + 1€ frais bancaires Protiming

Mars’up piot : 1 km

5€ + 1€ frais bancaires Protiming

 

Les droits d’engagement pour participer à la Mars’up comprennent le dossard, la collation d’après-course, le lot souvenir et le chronométrage.

 

2.2 Catégories d’âge

Les inscriptions des participants sont soumises à des catégories d’âges spécifiques en 2018.

Mars’up piot : 1 km

Ecole d’athlétisme – 7 à 9 ans (2009-2011)

 et Poussins - 10 à 11 ans (2007-2008)

Mars’up court : 2.7 km

Benjamins - 12 à 13 ans (2005-2006)

Mars’up long : 3.7 km

Minimes – 14 à 15 ans (2003-2004)

 

2.3 Options d’inscriptions

Assurance annulation

  • Chaque inscription est unique. Toute modification de quantité ne pourra être remboursée. L’Office de Tourisme Grand Verdun ne remboursera pas les trailers. Par contre, lors de l’inscription de l’enfant, chaque responsable légal a la possibilité de souscrire à « l’assurance annulation personnelle » proposée par la centrale de réservation  PROTIMING.
  • Assurance annulation personnelle PROTIMING : elle sera proposée à chaque participant lors de son inscription en ligne selon les conditions qui suivent :

Cette assurance garantit à l’assuré le remboursement de ses frais d’inscriptions (hors frais bancaires PROTIMING) à l’événement  dès lors qu’il a été obligé d’annuler sa participation du fait d’un des éléments suivant :

  • Décès, accident, blessure ou maladie du participant assuré
  • Décès, accident ou maladie grave (nécessitant une hospitalisation) de son conjoint, d’un ascendant ou descendant du premier degré survenant dans les trente jours précédant la manifestation
  • Refus de visa par les autorités françaises
  • Vol des papiers d’identité dans les 48 heures précédant le départ
  • Convocation au tribunal  


Distance

Coût de l’assurance personnelle PROTIMING

MARS’UP (Toutes les distances)

3

 

Toute demande d’indemnisation devra parvenir à PROTIMING directement par email à contact@protiming.fr au plus tard dans les 20 jours précédant la manifestation.

L’assuré sera alors remboursé directement sur le compte bancaire sur lequel il s’est inscrit à la manifestation. Toute autre demande de remboursement ne sera pas prise en compte. 

IMPORTANT : Le remboursement d’une course sans document justificatif du médecin ou document spécifique ne sera pas autorisé, ni pris en compte.

 

L’Office de Tourisme Grand Verdun désengage sa responsabilité face à cette assurance qu’il ne gère pas. Toute demande de remboursement devra être adressée à Protiming. Les demandes effectuées auprès de l’Office de Tourisme Grand Verdun ne seront pas prises en compte et ne seront pas redirigées chez Protiming.

 

Restauration 

Vous aurez la possibilité lors de l’inscription en ligne de l’enfant de précommander différents menus aux tarifs et dates suivantes :

-       1 pasta party (samedi 24 mars 2018)

-       1 menu burger (dimanche 25 mars 2018)

-       1 pasta party + 1 menu burger (cf. dates ci-dessus) 

 

Pasta Party

Menu Burger

Pasta Party + Menu Burger

10

10

19

 

Il vous est possible de choisir la quantité souhaitée. Vous pouvez réserver un ou plusieurs repas sur l’inscription de votre enfant.

Si vous n’avez pas passé de précommande lors de l’inscription à la course de votre enfant sur PROTIMING, vous n’aurez plus la possibilité de le faire en ligne. Cependant, vous pourrez néanmoins passer commande sur place le jour J. Le détail des différents menus vous est précisé sur le site internet www.traildestranchees.com.

 

Remarque : d’autres choix de restauration seront disponible le jour J. La précommande ne concerne néanmoins que les choix énoncés dans le tableau ci-dessus.

 

2.4 Certificat médical

Pour finaliser l’inscription de votre enfant, chaque responsable légal du participant devra IMPERATIVEMENT  joindre en ligne au moment de l'inscription ou déposer par la suite sur www.protiming.com , conformément à l’article 4 des règlementations des manifestations hors stades et à la loi 99-223 du 23/03/99 :

  • Une autorisation parentale est attendue. Merci de bien vouloir signer électroniquement l’autorisation en ligne lors de l’inscription de votre enfant.
  • la licence Athlé compétition, Athlé entreprise,  Athlé Running, ou d’un Pass Running, délivrés par la FFA de l’enfant, en cours de validité à la date de la manifestation.
  • Ou une licence sportive, en cours de validité à la date de la manifestation par une fédération uniquement agréée, sur laquelle doit apparaître, par tous moyens la non contre-indication à la pratique de l’athlétisme en compétition, ou de la course à pied en compétition.
  • Ou une licence compétition délivrée par la FFCO, la FFPM ou la FF Tri
  • Ou d’une licence délivrée par l’UNSS ou l’UGSEL, en cours de validité à la date de la manifestation, et dans la mesure où l’engagement est valablement réalisé par l’établissement scolaire ou l’association sportive scolaire.
  • Ou un certificat médical concernant l’enfant et portant sur la non contre-indication à la pratique de l’athlétisme en compétition ou de la courser à pied en compétition datant de moins de un an, ou de sa copie. Aucun autre document ne peut être accepté pour attester de la possession du certificat médical.

Pour les participants étrangers : Les participants étrangers sont tenus de fournir un certificat médical de non contre-indication à la pratique de l’Athlétisme ou de la course à pied en compétition, même s'ils sont détenteurs d'une licence compétition émise par une fédération affiliée à l'IAAF. Ce certificat doit être rédigé en langue française, daté, signé et permettre l'authentification du médecin, que ce dernier soit ou non établi sur le territoire national. S'il n'est pas rédigé en langue française, il doit être fourni une traduction en français.  

Remarque : L’organisation gardera, selon le cas, en sa possession le certificat médical ou notera simplement le numéro de licence (si le concurrent en possède une), à compter du 25 mars 2018, pour la durée du délai de prescription (10 ans).

 

AVIS A TOUS LES TRAILERS

Afin de vous faciliter la tâche et d'éviter tout litige lors de sa validation, nous vous proposons de télécharger un modèle de certificat médical (que vous pourrez d'ailleurs réutiliser sur d'autres courses) disponible à la rubrique « Documents à télécharger » sur la page d’accueil du site www.traildestranchees.com

Une fois ce document validé par l'organisation, un email de confirmation vous sera envoyé pour confirmer l’inscription définitive de votre enfant.

 

 

2.5 Oubli des justificatifs pour inscription

En cas d’oubli d’envoi des documents lors de l’inscription de votre enfant, l’original ou la copie du certificat médical ou licence est obligatoirement à présenter lors du retrait des dossards la veille de la manifestation (samedi 24 mars 2018) ou le jour de la manifestation (dimanche 25 mars 2018) aux horaires évoquées dans l’article 3.1 du présent règlement.     

NB : Aucun certificat médical ne sera rendu, de ce fait nous vous conseillons d’en fournir une copie.

Aucun dossard ne sera délivré si le certificat médical (ou licence) valable n’a pas été validé par l'organisateur ou le personnel gérant le retrait des dossards.

 

article 3. dossards

3.1 Retrait des dossards

Le retrait des dossards s’effectuera à la Salle VANNIER, au Pré l'Evêque à Verdun de la manière suivante :

  

Samedi 24 mars 2018 : horaires

De 10h00 à 18h00 : les participants accompagnés d’un adulte pourront se rendre sur place pour retirer leur dossard. L’emplacement prévu à cet effet sera clairement visible et indiqué (panneautage sur place).

 

Dimanche 25 mars 2018 : horaires

  • Mars’up court : 2.7 km: 8h45 – 9h45
  • Mars’up long : 3.7 km: 8h45 - 9h55
  • Mars’up piot : 1 km: 8h45 – 10h25

Les représentants légaux de l’enfant pourront venir retirer le dossard de leur enfant grâce à une photocopie de la carte d’identité de ce dernier.

En cas de non présentation d’une pièce d’identité du concurrent le dossard ne sera pas délivré.

Aucun dossard ne sera remis par la Poste.

 

Remarque : tous les participants doivent avoir leur dossard 30 minutes avant le départ de leur course.

 

3.2 Visibilité du dossard

Le dossard devra être porté devant et être entièrement lisible lors de la course. Dans le cas contraire il est susceptible de disqualification.

Article 4. Lieu de rendez-vous et horaires de départ de la course le jour J

4.1 Lieu et horaire de départ

Les lieux et horaires de départs de courses sont différents suivant le parcours choisi :

 

 

Horaire de départ

 

Lieu de départ

 

Horaire arrivée max

Mars’up court : 2.7 km

10h05

Place de la Roche

10h25

Mars’up long : 3.7 km

10h15

Place de la Roche

10h40

Mars’up piot : 1 km

10h45

Pré l’Evêque

(proche salle Cassin/plage)

10h55

 

4.2 Accompagnement de l’enfant par un adulte

 

Comme évoqué dans l’article 1.2, l’enfant participant à cette compétition doit obligatoirement être accompagné par un représentant légal ou par un adulte désigné par ce dernier (accompagnateur). Cet adulte est responsable de l’enfant avant le départ de la course et dès que l’enfant a franchi la ligne d’arrivée.

L’Office de Tourisme Grand Verdun ne sera pas tenu responsable d’un incident ou accident causé par l’enfant ou sur l’enfant avant le départ et après l’arrivée de la course.

NB : Veuillez rester vigilants sur les horaires de départ, l’enfant devra être présent 15 min avant le départ de sa course. Pendant cette période de 15 min l’enfant reste sous la responsabilité de l’adulte accompagnateur. De plus, aucun parking voiture ne sera mis à disposition sur le lieu de départ de la Place de la Roche pour d’éventuels retardataires. Ainsi chaque accompagnateur aura la possibilité de se garer sur le parking trailer prévu à cet effet sur la Base de Loisirs du Pré l’Evêque.

Pour les enfants ayant à effectuer leur départ Place de la Roche, l’adulte accompagnateur devra l’accompagner au point de départ. Ce dernier se situe à 5 min à pied du parking Trailer de la Base de Loisirs du Pré l’Evêque. Un plan piéton sera disponible à la rubrique « Infos pratiques » du site www.traildestranchees.com

Article 5. Assurance

Les concurrents participent sous leur propre responsabilité en cas d’accident ou de défaillance consécutive à leur état de santé. Cependant, nous conseillons fortement aux parents ou au représentant légal de enfants participant de souscrire à une police d’assurance individuelle, couvrant les dommages corporels auxquels la pratique sportive peut les exposer (art. L. 321 – 4 du code du sport).

 

Article 6. circuits

6.1 Balisage

Les organisateurs prévoient de mettre en place les indications nécessaires pour permettre aux concurrents de suivre correctement les parcours: flèches directionnelles, peinture temporaire en ville, rubalise…

 

6.2 Chronométrage    

Le chronométrage sera effectué par un chronomètre, un logiciel de chronométrage et une puce électronique. La puce électronique est nominative et permet d’établir les temps de passage des participants.

 

 

6.3 Contrôle sur la course

Plusieurs points de contrôle pourraient être établis par l'organisation afin d'assurer la régularité et la sécurité de l'épreuve. 

Les contrôles sont effectués par des commissaires de course qui sont sous l’autorité de Jérôme DAUMAIL, Président de l’Office de Tourisme du Grand Verdun dont le pouvoir de décision est sans appel.  

 

6.4 Ravitaillement

Un ravitaillement final attend tous les concurrents à l’arrivée dans la salle Vannier sur la Base de Loisirs du Pré l’Evêque. Une fois la zone de chronométrie franchie, chaque coureur devra rejoindre cette salle.

Veillez au respect de l'environnement en pensant à demander aux enfants de jeter leurs emballages dans les poubelles mises à disposition sur le site.

 

6.5 Equipement obligatoire

La Mars’up exige de la part de chaque participant la capacité à s'adapter aux conditions d'une course à pied en compétition se déroulant dans un environnement naturel.

 

6.6 Abandon

Les coureurs qui abandonnent en cours d'épreuve en aviseront obligatoirement un des bénévoles situés sur le parcours et rendront obligatoirement leur dossard au PC arrivée de la course. Il sera mis hors-course et autorisé à quitter le parcours accompagné d’un adulte accompagnateur et sous la responsabilité de ce dernier. Toutefois, l'organisation pourra l'assister et le reconduire sur la zone d'arrivée. 

 

6.7 Zone spectateurs

Le jour de la course, les spectateurs pourront assister au passage des participants sur les zones prévues à cet effet. Etant donné le fait que les parcours se déroulent en ville, les spectateurs devront respecter le code de la route, la circulation et la sécurité des circuits. Ces zones seront indiquées sur les circuits consultables le site www.traildestranchees.com,

Au sein de la salle VANNIER, de part et d’autres des barrières de sécurité de la zone d’arrivée, les spectateurs pourront venir assister au passage des enfants participants.

 

6.8 Sécurité et assistance médicale

Une équipe médicale composée de plusieurs médecins et de secouristes sera présente pendant toute la durée de l'épreuve sur la Base de Loisirs du Pré l’Evêque (à 2 min de route de la Place de la Roche). Elle est habilitée à mettre hors-course un concurrent jugé inapte ou mettant en danger sa sécurité ou celle d'autrui. Les parents des concurrents autorisent le service médical à prendre les mesures nécessaires en cas d'accident.

 

Chaque enfant s'engage à apporter son aide et à alerter l'organisation de tout incident et toute difficulté rencontrée par d'autres participants pendant la course.

L'organisation prévoit des modalités d'intervention pour venir en aide aux participants sur le parcours en cas de besoin.

A cet effet, le numéro de téléphone du directeur de course, ainsi que ceux des médecins et de la sécurité civile seront inscrits sur les dossards.

La sécurité routière est assurée par des signaleurs mis à disposition par l’organisation. Un renforcement de sécurité est prévu par les forces de l’ordre aux zones plus exposées par la circulation.

 

Des signaleurs sont disposés en différents endroits du parcours (traversées de route, croisements, changements de direction).

Chaque participant devra être attentif à respecter le code de la route sur les passages ouverts à la circulation.

Des serre-files garantissent la fermeture de la course derrière les participants.

 

article 7. AprÈS COURSE

7.1 Sanitaires

Des douches et des WC seront disponibles aux abords de la salle VANNIER.

Afin de permettre le bon fonctionnement des sanitaires et pour le bien de tous, vous serez prié de demander à votre enfant d’enlever ses chaussures avant de rentrer dans l’espace des douches.

 

7.2 Classement et dotation

La remise des trophées s’effectuera sur la scène à l’intérieur de la salle VANNIER (plateau TV) selon le programme suivant :

Remise Mars’up piot : 1 km : 12h30

Remise Mars’up court : 2.7 km : 12h40

Remise Mars’up long : 3.7 km : 12h50

 

Seront récompensés :

  • Les premiers de chaque catégorie filles et garçons.
  • Les 3 premiers de chaque catégorie filles et garçons.
  • Les 3 meilleurs déguisements de chaque course.

 

article 8. droit À L'IMAGE

Chaque parent de concurrent autorise l’organisateur à utiliser le nom, l’image, la voix et la prestation sportive de son enfant lors de la manifestation, et ce sur tout support (site internet, brochure, vidéos, …) en vue d’une exploitation à des fins promotionnelles et commerciales, une fois la manifestation passée et ce pour une durée indéterminée. 

article 9.  Règles à respecter et sanctions

9.1 Engagements et disqualification

Le non-respect des clauses suivantes entraînera la disqualification du concurrent : 

  • Il est interdit d’accepter de l’aide extérieure de toute nature. 
  • Il est interdit de ne pas respecter du parcours, des postes de contrôle ou des bénévoles.
  • Il est interdit de ne pas respecter l'environnement (jet de bouteille, de papier...hors poubelles prévues à cet effet) 
  • Il est interdit de mettre en danger sa propre sécurité, celle d'autrui ou non-assistance à un concurrent. 
  • L’avis du service médical est à respecter. 
  • Les concurrents n'ayant pas le matériel obligatoire requis se verront refuser le départ. 

Le présent règlement est valable dans sa totalité pour les coureurs. Les parents ou responsables des enfants les plus jeunes s’engagent à informer les participants sur ces règles à respecter. Les organisateurs attirent l'attention des concurrents sur le respect de l'environnement, des bénévoles, des promeneurs et des riverains. En cas de non- respect de ces mesures, le coureur se verra disqualifié de la compétition en cours et si la faute est jugée grave par l’organisateur, il pourrait ne pas être accueilli sur les autres éditions.

 

9.2 Interdiction

Les bicyclettes, engins à roulettes et / ou motorisés sont formellement interdits sur le parcours.

article 10.  modification et annulation de la manifestation

L'organisateur se réserve le droit de modifier les parcours prévus initialement en fonction des différentes contraintes : état du terrain, météorologiques, décisions administratives, risque d’attentat, état d’urgence. Aussi, l’organisateur peut prendre la décision d’annuler la manifestation dans les circonstances citées ci-avant. En cas d’annulation, l’Office de Tourisme Grand Verdun transférera les inscrits de l’édition 2018 sur l’édition suivante (n+1, soit l’édition 2019). Si l’inscrit ne souhaite pas participer à l’édition suivante son responsable légal devra en tenir informer l’organisateur par email à l’adresse suivante : contact@traildestranchees.com . L’Office de Tourisme Grand Verdun ne procèdera à aucun remboursement.

article 11.  acceptation du rÈGLEMENT

Tout parent ou responsable de l’enfant concurrent reconnaît avoir pris connaissance du présent règlement et de l’ensemble des articles qui le composent. Il en informera IMPERATIVEMENT l’enfant et en accepte toutes les clauses.

L’enfant s’engage sur l’honneur à ne pas anticiper le départ et à parcourir la distance complète avant de franchir la ligne d’arrivée. 

Tout participant dont le comportement sera en contradiction avec ce règlement fera l'objet d'une exclusion de la course.

 

En cochant la case « J'accepte le règlement de l'évènement et les conditions d'inscription » (Champ obligatoire) lors de l’inscription en ligne via PROTIMING, chaque responsable légal de l’enfant inscrit s’engage à informer son enfant afin qu’il respecte chaque article du présent règlement. De ce fait l’enfant s’engage à respecter l’intégralité de ce règlement.

De plus, en cochant cette case chaque représentant légal de l’enfant donne son autorisation parentale à participer à la Mars’up 2018.

 

Important : Les informations recueillies vous concernant font l’objet d’un traitement informatique destiné à notre structure pour les finalités de promotion touristique de notre territoire, élaboration de statistiques de fréquentation, enquête de satisfaction, gestion clientèle.

 

Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée, vous disposez d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent. Vous pouvez accéder aux informations vous concernant en vous adressant à : OFFICE DE TOURISME DU GRAND VERDUN, Verdun - contact@verdun-tourisme.com.

 

Vous pouvez également, pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement des données vous concernant.

Pour en savoir plus, consultez vos droits sur le site de la CNIL.

 

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